Miks dokumente ei tohiks pärast teenust kohe kustutada?
Kui aruanne on valmis, ei tähenda see, et kõik alusdokumendid peaksid kohe kaduma.
Aruande koostamisel kasutatud dokumendid võivad olla vajalikud hiljem: kliendi täpsustuseks, raamatupidamislikuks kontrolliks või riigiasutuse päringuks.
Miks see on 2026. aastal oluline?
Kui andmed kustutatakse liiga vara, on hiljem raske tõendada, miks aruandes kindel number kasutati. Samas ei tohi aktiivses süsteemis hoida rohkem andmeid kui vaja.
Praktiline kontrollnimekiri
- Erista aktiivne kliendiandmestik ja arhiiv.
- Säilita ainult vajalikud alusfailid ja manifest.
- Piira ligipääs arhiivile.
- Dokumenteeri kustutamise põhjus ja aeg.
- Teavita klienti andmete säilitamise põhimõtetest.
Soovitatav töövoog MinuTulus
- Pärast teenuse lõppu märgi tellimus lõpetatuks.
- Jäta kliendile allalaaditavad lõppfailid nähtavaks.
- Konto sulgemisel loo arhiiv enne aktiivandmete kustutust.
- Kasuta arhiivi ainult õigustatud päringu korral.
Riskid, mida ei tasu ignoreerida
- Aktiivses süsteemis jääb alles kustutatud kliendi rida.
- Arhiiv puudub ja hilisem päring pole tõendatav.
- Arhiivis hoitakse liiga palju isikuandmeid.
- Ligipääs arhiivile pole piiratud.
Kuidas MinuTulu aitab?
MinuTulu konto sulgemise loogika peab eemaldama kliendi aktiivsest vaates, kuid looma kontrollitud arhiivi, mida kasutatakse ainult õigusliku, raamatupidamisliku või riigiasutuse päringu korral.
Ametlikud allikad ja järgmine samm
Kontrolli detailid alati ametlikest allikatest: EMTA ametlikud juhendid ja e-äriregistri aruande info. Kui soovid andmed korraga kokku koguda, alusta MinuTulu paketist või küsi abi kontaktivormi kaudu.